Vereinsunterlagen, Protokolle bei Tod eins Vorstandsmitglied

[Anonym]

Im NL RTV ist der Schriftführer mit 61 Jahren plötzlich und viel zu früh vorverstorben. 11 lange Jahre hat er unsere Versammlungen protokolliert. Er lebte allein. Zur Trauer kommt jetzt die Sorge um unsere Vereinsunterlagen. Werden die Erben diese herausgeben? Wegen der größeren Entfernungen der Wohnorte könnte es bei den SV-en noch komplizierte werden. Es wäre für alle Vereine im BDRG und VDT wichtig, rechtliche Hilfe zu bekommen:
Was ist rechtens, wie müssen wir uns jetzt verhalten und wie können wir vorbeugen?
Wäre es z.B. hilfreich, wenn jedes Vorstandsmitglied eine Verfügung unterschreibt, dass im Todesfall seine Erben verpflichtet werden, die Unterlagen des Vereins herauszugeben?
Vielleicht gibt es im VDT Erfahrung oder Wissen für rechtliche Hilfe. Ansonsten sollte der VDT die Rechtsauskunft einholen und diese den Vereinen zur Verfügung stellen. Es wäre doch unnötig, wenn sich jeder VDT-Mitgliedsverein einzeln darum bemühen muss.

Thema

[Anonym]

Anscheinend interessiert das Thema nicht wirklich? Das ist schade, denn für Vereine ist es wichtig, dass ihre Beschlüsse und Geschichte lückenlos archivieren und nachweisen können. So liest man in vielen Chroniken, dass für gewisse Zeiträume keine Unterlagen mehr vorliegen und ich kenne Fälle wo Protokollbücher nicht herausgegeben werden. Kann man dem durch eine schriftliche Erklärung der Verfügungsberechtigten vorbeugen, wo diese erklären, dass die Unterlagen Eigentum des Vereins sind, bzw. könnten sich Vereine so absichern?

[Anonym]

Jetzt wird es interessant. In unserem Ortsverein hatten wir 2016 Vorstandsänderungen. Der alte Schriftführer pflegte eine Excel-Datei, der LV pflegt eine Access-Datenbank. Der BDRG hat das BDV-Datenbankprogramm, das vom VDT vollständig akzeptiert ist, nur nicht vom BDRG selbst. Und der neue Schriftführer hat sich eine neue Mitgliederverwaltung gekauft. Wir haben bis heute Probleme mit den korrekten Mitgliedsdaten und mit dem Bankeinzug. Gäbe es ein einheitliches BDRG-Programm, hätten wir einmal weniger Verwaltungsaufwand (sehr wichtig), Sicherheit im Datenschutz (sehr wichtig) und einen Zugriff, wenn ein Vorstandsmitglied ausfällt und sich der Vorsitzende an seinen Dachverband wendet (sehr wichtig). Anfragen meinerseits blieben bisher unbeantwortet. Man hört hier und da, dass es etwas Neues geben wird, aber nichts Genaues weiß man nicht. DIE Aufgabe für den Dachverband – die Unterstützung der Basis in Grundsatzfragen.

[Anonym]

Danke, das ist alles richtig und in diesem Fall sieht es auch so aus, als wenn wir unsere Unterlagen bekommen werden. Wie im richtigen Leben gibt es aber auch in Vereinen unüberbrückbare Streitfälle. Kann man da vorbeugen, wenn die entsprechenden Vorstandsmitglieder Erklärungen für den Todesfall hinterlegen?

[Anonym]

Die Antwort ist eigentlich einfach. Das Protokollbuch ist Eigentums des Vereins und damit besteht ein Herausgabeanspruch. Aber das Problem ist natürlich viel vielschichtiger. Im Normalfall pflegt ein Verein nicht nur die Kameradschaft unter den Vereinsmitgliedern, sondern auch mit den Familienmitgliedern. Durch das Sommerfest oder das Ausstellungsessen wird auch der Kontakt zu den Partner*innen gepflegt. Hier geht es um ein alleinstehendes Mitglied. Auch da ist das Stichwort Kontaktpflege der richtige Weg. Bei der Beerdigung kann der Kontakt geknüpft werden. Der liebe Verstorbene war noch im Besitz von Vereinsunterlagen. Wann kann ich die abholen? Können wir sonst noch helfen? Etwa bei der Auflösung der Zucht, beim Rückbau des Gartenschlages. Sind da noch Sammlungen, etwa Taubenzeitungen oder auch -bücher? Sie haben keinen materiellen Wert für die Angehörigen, aber durchaus einen Wert für den Verein. Und wenn sie versteigert werden, könnte der Erlös dem Dt. Taubenmuseum oder dem Wissenschaftlichen Geflügelhof zur Verfügung gestellt werden. Junge Züchter*innen sind durchaus daran interessiert, einen kleinen Literaturfundus aufzubauen und stiften dann für ihr Starterpaket gern einen €-Schein. Dieser gemeinnützige Zweck wird auch schwerer zugängliche Menschen überzeugen, dass der verstorbene Verwandte ein schönes Hobby hatte, seine Freunde sich auch nach seinem Tod noch kümmern, so dass rechtliche Schritte kaum notwendig werden.

[Autor]

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