Mitgliederverwaltung – ein prekäres Thema

Mitgliederverwaltung – ein prekäres Thema

Jeder kennt die Fragen, wenn es um das Thema Mitgliederverwaltung für den VDT geht. Ein leidliches Thema, über welches man nicht gerne spricht, was auch zu verstehen ist.

Auch kennt jeder die Fragen:

• Warum bekommt das Mitglied A aus dem Sonderverein X nicht die VDT-Nachrichten zugesandt?
• Woher weiß der VDT, wie viel Mitglieder ein angeschlossener Verein hat und kann dies mit dem gezahlten Mitgliederbeitrag abgleichen?

Das sind Fragen, welche immer wieder an den Vorstand des VDT gestellt werden und die im Grund genommen auch einfach zu beantworten sind. Hierzu wurde vor mehreren Jahren eine Mitgliederverwaltung aufgebaut und eingesetzt. Dadurch sollten die Informationen vorhanden sein, um den Fragen gerecht zu werden. Doch leider sieht die Realität ganz anders aus.

Schon früh wurde im Verband auf elektronische Unterstützung zurückgegriffen, als es um das Thema Mitgliedererfassung ging. Erst war es das eigene Gewächs „VDT 2000“ mit welchem erfolgreich gearbeitet wurde. Mit der Einführung des Mitgliedererfassungsprogrammes im BDRG ergriff man die Chance, ein einheitliches Programm zu nutzen und für die Vereine die doppelte Mitgliederdatenerfassung zu vermeiden. Die Idee dieser Initiative war es auch, dass Vereine mit diesem Programm ihre komplette Mitgliederverwaltung durchführen und nur die Daten übertragen werden, welche die übergeordneten Verbände benötigen. Dadurch sollte eine doppelte Datenhaltung vermieden und auch der Arbeitsaufwand in den Vereinen reduziert werden. Die Idee war gut und damit dies von unserem Verband genutzt werden konnte, wurde ein eigener Baustein im Programm von Baier DV erstellt.

Doch in der Praxis setzte sich dieses Programm im BDRG nicht durch, viele Verbände blieben bei ihrem Vorgehen. Unser Verband hielt an diesem Programm fest und nutzt es heute als Grundlage der Adressen für den Versand der VDT-Nachrichten sowie für den Versuch, die aktuellen Mitgliederzahlen pro Verein zu ermitteln. Technisch an die Informationen zu kommen ist nicht das Problem, doch die Qualität der Daten ist nicht die beste. Anhand einer Auswertung „Mitgliederentwicklung pro Verein“ in diesem Programm, kann man erkennen, dass es Vereine gibt, deren Daten vor 10 Jahren das letzte Mal gepflegt / übermittelt wurden. Woran es liegen mag, sind nur reine Mutmaßungen.   

Und so sieht die Realität aus:

• Für die Anzahl Mitglieder pro Verein verlassen wir uns schon seit Jahren auf die Angaben der jährlichen Überweisungsträger der Mitgliedsbeiträge. Der Versuch zu erfragen, warum die Anzahl der Mitglieder im Programm zur Angabe des Überweisungsträgers nicht stimmt, verläuft manchmal im Sand.
• Die Adressen für die VDT-Nachrichten werden aus dem Programm herausgenommen, doch dann erfolgt eine mehrtägige manuelle Überarbeitung der Adressen. Fehlende Informationen werden versucht zu ergänzen, sei es mit Postleitzahl, Straße, Hausnummer etc. Hierzu ist viel Detektivarbeit notwendig und doch bleiben zum Schluss Adressdaten übrig, die gar nicht nachvollzogen werden können. Zusätzlich wird schon seit Jahren eine Liste geführt, in welcher die Rückläufer nach dem Versand der VDT-Nachtrichten gepflegt werden, um für den nächsten Versand (zirka 6 Monate später) abzugleichen und zu korrigieren.

Weiß man, was das Programm von Baier DV kann und wie wir dies einsetzen, muss man sich schon die Frage stellen, macht es Sinn diesen Weg weiter zu beschreiten oder eine andere, einfachere Alternative zu wählen. Denn im Grunde genommen, benötigen wir einmal im Jahr die Anzahl der Mitglieder pro angeschlossenen Verein und zweimal im Jahr eine aktuelle Mitgliederliste mit Adressen. So einige Ideen haben wir schon, wie dieses in Zukunft aussehen könnte. Doch um diesen Weg weiter zu verfolgen, wäre es schön, wenn die Vereine eine Rückmeldung über ihre Meinung zu diesem Thema geben.

Aber bis es eine endgültige gemeinsame Endscheidung geben wird, bitten wir die Daten im Baier DV auf den aktuellen Stand zu bringen und zu halten.

Damit es etwas leichter fällt hier einige Hinweise, welche uns bei Fragen zu dem Erfassungsprogramm aufgefallen sind.

Hauptmenü Nach öffnen der Anwendung

• Wurde das Programm von Baier DV einmal installiert, kann dies von der bestehenden CD nicht noch einmal geschehen. Wechselt der Verantwortliche im Verein für die Pflege oder wird ein neuer PC benutzt, so muss die Installation CD bei Baier DV neu angefordert werden.
• Es gibt weiterhin die Möglichkeit, sofort nach der Installation eine Sicherung der Installation zu erstellen. Damit kann das Programm wieder auf dem gleichen Rechner installiert werden. Wie dieses funktioniert, steht auf der mitgelieferten Installationsanleitung zur CD.
• Ab und zu prüfen, ob es eine aktuellere Version des Programmes gibt und diese dann installieren. Hierzu gibt es auf der Hauptseite rechts den Button „Gibt es was neues“. ^*2

• Zur Datenpflege:

  • Bitte darauf achten, dass die Adressdaten eurer Mitglieder aktuell sind.

  • Das alle Mitglieder mit deren aktuellen Adresse erfasst sind.

  • Nur die Mitglieder erfassen, welche auch noch im Verein sind. Ab- und Zugänge pflegen.

• Ist die Datenpflege abgeschlossen, bitte die Daten an die zentrale Datenbank des VDT übergeben, da diese uns sonst nicht zur Verfügung stehen. Hierzu den Button „Übergabe“  ^*1 bei Versorgen der zentralen VDT-Datenbank betätigen.

Bei Fragen rund um das Thema Mitgliederverwaltung,  könnt Ihr Michael Hüter oder Kai Schnellbächer ansprechen. 

Vielen Dank für Eure Mithilfe!

Weitere Informationen zur Mitgliederverwaltung auf der Homepage von Baier DV